Politisk reglement for folkevalgte 2023-2027

Innhold

• KAP. 1: VALG OG OPPNEVNING
  • 1. VALGKOMITÉ
  • 2. KOMMUNESTYRETS KONSTITUERING
  • 3. FORMANNSKAP
    • 3.1 VALGSTYRET
    • 3.2 HAVNESTYRET
  • 4. ORDFØRER OG VARAORDFØRER
  • 5. KLAGENEMD
  • 6. KONTROLLUTVALG
  • 7. HOVEDUTVALGENE
    • 7.1 HOVEDUTVALGENE
    • 7.2 ADMINISTRASJONSUTVALGET
  • 8. LOVPÅLAGTE RÅD
  • 9. ØVRIGE STYRER, RÅD OG UTVALG
• KAP. 2: KOMMUNESTYRETS ARBEIDSOMRÅDE
  • 10. SAKSBEHANDLING
• KAP. 3: FORMANNSKAPETS, HOVEDUTVALGETS OG RÅDENES ARBEIDSOMRÅDE
  • 11. FORDELING AV SAKER (SAKSLISTE)
  • 12. OPPGAVER OG MYNDIGHET FOR FORMANNSKAPET OG HOVEDUTVALGENE
  • 13. OPPGAVER FOR RÅDENE
• KAP. 4: SAKSBEHANDLING I FOLKEVALGTE ORGANER
  • 14. INNKALLING TIL MØTENE
  • 15. FORFALL - VARAMEDLEMMER
  • 16. ÅPNE - LUKKEDE MØTER
  • 17. GJENNOMFØRING AV MØTENE
  • 18. MØTELEDERENS REDEGJØRELSE AV SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE
  • 19. NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTE
  • 20. MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET
  • 21. AVGRENSING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET
  • 22. FORSLAG
  • 23. FORSLAGET TAS OPP TIL AVSTEMMING
  • 24. PRØVEAVSTEMMING
  • 25. STEMMEMÅTEN
  • 26. INHABILITET
  • 27. SPØRSMÅL OG INTERPELLASJONER
  • 28. ORDEN I SALEN
  • 29. PROTOKOLLERING AV FORHANDLINGNE - MØTETS SLUTT
  • 30. INNBYGGERFORSLAG
  • 31. MINDRETALLSANKE
  • 32. ÅPEN SPØRRETIME
  • 33. KONTROLLUTVALG
• KAP. 5: FOLKEVALGTE / ADMINISTRASJON
  • 34. ETISKE GRUNNPRINSIPPER
  • 35. KONTAKT FOLKEVALGT - ADMINISTRASJON
  • 36. ADMINISTRASJONENS OPPTREDEN I FOLKEVALGT ORGAN
  • 37. SAKSUTREDNING OG SAKSFREMSTILLING
  • 38. PRAKTISK PROSEDYRE FOR DIGITAL SAKSGANG
  • 39. OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK
  • 40. OPPLÆRING AV FOLKEVALGTE

KAP. 1: VALG OG OPPNEVNING

1. VALGKOMITÉ

Når valgoppgjøret etter kommunestyrevalget er avsluttet, konstituerer sittende ordfører i samarbeid med de nye partiene, en valgkomité i hht. § 5.9 i kommuneloven. Til konstituerende møte fremmer valgkomiteen forslag på sammensetning (valg til) alle kommunens styrer, råd og utvalg i hht oversikt gitt fra administrasjonen (vedlegg).

2. KOMMUNESTYRETS KONSTITUERING

Når valgoppgjøret etter kommunestyrevalget er avsluttet, innkalles det nye kommunestyret (41 medlemmer) til konstituerende møte innen utgangen av oktober måned. Sittende ordfører innkaller med minst 14 dagers varsel. Konstituerende kommunestyremøte ledes av sittende ordfører, fram til ny ordfører er valgt. Deretter overtar valgt ordfører ledelsen av møtet.

I kommunestyrets konstituerende møte skal det velges medlemmer og varamedlemmer til alle kommunens styrer råd og utvalg i henhold til vedlegg, for eksempel:

• Formannskap
• Ordfører
• Varaordfører
• Kommunestyrets hovedutvalg
• Administrasjonsutvalg
• Kontrollutvalg
• Representanter til KS Vestfold
• Klagenemnd
• Eldreråd
• Rådet for personer med funksjonsnedsettelser
• M.fl.

3. FORMANNSKAPET

Formannskapet består av 15 medlemmer med varamedlemmer, alle valgt blant kommunestyrets medlemmer for 4 år, jf. kommunelovens §5-6.

Kontrollutvalgets medlemmer kan ikke sitte i formannskapet.

3.1 VALGSTYRET

Valgstyret består av Formannskapets medlemmer og varamedlemmer.

3.2 HAVNESTYRET

Havnestyret består av Formannskapets medlemmer og varamedlemmer.

4. ORDFØRER OG VARAORDFØRER

Ordfører og varaordfører velges blant formannskapets medlemmer for hele valgperioden (4 år), jf. kommunelovens § 6-2. Den som skal velges, må før valget ha samtykket til å stille til valg. Trer ordfører midlertidig ut av sitt verv, rykker varaordfører opp som ordfører, og det velges midlertidig ny varaordfører. Trer ordfører endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg.

5. KLAGENEMD

Klagenemnd oppnevnes i samsvar med forvaltningslovens § 28, annet ledd. Klagenemnda skal bestå av 5 medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer samt leder og nestleder.

6. KONTROLLUTVALG

Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne (jfr. Kommunelovens Kap. 23). Utvalget skal ha minst 5 medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene velges leder og nestleder.Opposisjonspartiene skal fortsatt ha leder av kontrollutvalget.

Kommunestyret vedtok i sak 144/21 at opposisjonspartiene skal ha flertall i kontrollutvalget.

Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer.

Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles.

7. HOVEDUTVALGENE

I Horten kommune gjelder prinsippet om gjennomgående representasjon for hovedutvalgene. Dette praktiseres slik at medlemmene av utvalgene velges blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Kommuneloven stiller ikke krav om gjennomgående representasjon. Prinsippet om gjennomgående representasjon må derfor vurderes å være en hovedregel, og ikke et absolutt krav.

Hovedutvalgene oppnevnes ut fra prinsippene om forholdsvalg.

Hovedutvalgenes medlemmer velges for 4 år.

7.2 ADMINISTRASJONSUTVALGET

Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg og består av 7 medlemmer, herav 5 valgt av kommunestyret og 2 representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Ansattes representanter velges av og blant de ansatte, for 2 år av gangen (jfr. Kommuneloven §5-11)

Kommunestyret velger leder og nestleder i hvert utvalg.

8. LOVPÅLAGTE RÅD

Etter forslag fra valgkomiteen, aktuelle organisasjoner og skolene velger kommunestyret medlemmer til de lovpålagte rådene, i samsvar med lov, forskrift og kommunestyrets bestemmelser.

Eldrerådet

I henhold til Kommuneloven §5-12 skal kommunestyret oppnevne et eldreråd.

Kommunestyret avgjør hvor mange medlemmer eldrerådet skal ha. I Horten kommune består rådet av 5 representanter fra de eldres organisasjoner, 2 politisk valgte representanter; 1 fra posisjon og 1 fra opposisjon, Funksjonstiden til rådet følger valgperioden.Reglene om forholdstallsvalg jf §7-4 i kommuneloven gjelder ikke.

Pensjonistforeninger har rett til å komme med forslag om medlemmer til eldrerådet. Flertallet av rådsmedlemmene skal være alderspensjonister i kommunen.

Rådet velger selv leder og nestleder som skal velges blant pensjonistene.

Råd for personer med funksjonsnedsettelse

I henhold til Kommuneloven §5-12 skal kommunestyret oppnevne et råd for personer med funksjonsnedsettelse.

Kommunestyret avgjør hvor mange medlemmer og varamedlemmer rådet skal ha. I Horten kommune består rådet av 5 representanter fra brukerorganisasjonene, 2 politisk valgte representanter; 1 fra posisjon og 1 fra opposisjon, Funksjonstiden til rådet følger valgperioden.

Representanter for personer med funksjonsnedsettelse blir valgt blant disse 5 hovedgruppene:

• Bevegelseshemmede
• Hørselshemmede
• Synshemmede
• Utviklingshemmede
• Skjult funksjonshemming

Brukerorganisasjonene har rett til å komme med forslag til medlemmer til råd for personer med funksjonsnedsettelse.

Leder og nestlederen for rådet blir oppnevnt av rådet selv.

Ungdomsråd

I henhold til Kommuneloven §5-12 skal kommunestyret oppnevne et ungdomsråd.

Kommunestyret avgjør hvor mange medlemmer og varamedlemmer rådet skal ha. I Horten kommune består rådet av 3 repr fra hver ungdomsskole og videregående skole. Funksjonstiden til rådet følger skoleåret.

Representanter for ungdommene blir oppnevnt etter forslag fra elevrådene i samråd med kontaktlærer ved hver skole.

9. ØVRIGE STYRER, RÅD OG UTVALG

Barneråd, Oslofjordens friluftsråd, legater, aksjeselskaper, stiftelser osv. (jfr. vedlagt oversikt)

Barneråd

Barnerådet settes sammen av 3 representanter (10-13 år) fra hver barneskole. Representantene velges av elevrådet i samråd med kontaktlærer for elevrådet på hver skole.

Kommunestyret avgjør hvor mange medlemmer og varamedlemmer rådet skal ha. I Horten kommune består rådet av 3 representanter (10-13 år) fra hver barneskole. Funksjonstiden til rådet følger skoleåret.

Representanter for barna blir oppnevnt etter forslag fra elevrådene i samråd med kontaktlærer ved hver skole.

Øvrige styrer, råd og utvalg

I enkelte styrer, råd og utvalg bestemmes antallet representanter som velges fra kommunen av utvalget/rådet selv. Kommunestyret foretar valget.

Se vedlagt liste for oversikt over øvrige styrer, råd og utvalg, samt antall medlemmer som skal velges av kommunestyret.

Tilbake til innholdsfortegnelse

KAP. 2: KOMMUNESTYRETS ARBEIDSOMRÅDE

10. SAKSBEHANDLING

Kommunestyret er det øverste kommunale organ. Det treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jf. Kommuneloven §5-3.

Kommunestyret fastsetter selv reglement for saksbehandlingen i folkevalgte organer, jf Kommuneloven §5-13 og §5-14.

Tilbake til innholdsfortegnelse

KAP. 3: FORMANNSKAPETS, HOVEDUTVALGENES OG RÅDENES ARBEIDSOMRÅDE

11. FORDELING AV SAKER (SAKSLISTE)

Kommuneloven fastslår at det er møteleder som fordeler saker til politiske utvalg. I Horten kommune praktiseres dette ved at fordelingen foregår i politisk saksmøte, der ordfører, hovedutvalgsledere og administrasjonen deltar.

Det fremgår av dette reglementet, hvordan kommunestyret har valgt å delegere myndighet til øvrige utvalg.

12. OPPGAVER OG MYNDIGHET FOR FORMANNSKAPET OG HOVEDUTVALGENE

Formannskapet

Formannskapets funksjoner er fastlagt i kommuneloven, særlover og i politisk reglement vedtatt av kommunestyret. Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett (Kommuneloven § 14-3) og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Formannskapet kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov jf. Kommuneloven §5-6.

Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak innen sitt område i saker som skulle vært avgjort av kommunestyret, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette (Jfr. Kommuneloven §11-8). Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf, forelegges kommunestyret i neste møte.

Valgstyret

Valgstyrets viktigste oppgaver er forhold som omhandler valggjennomføring, f. eks:

• Godkjenning av listeforslag
• Godkjenner valgresultat

Valgkomiteen

Valgkomiteen er ikke lovpålagt, men en praktisk innretning i Horten kommune som kun er i funkjson i forbindelse med forberedelse til konstituering av nytt kommunestyre. Valgkomiteen fungerer som dialogforum. Praksis har også vært at Valgkomiteen har opprettet et arbeidsutvalg bestående av ordfører, ledere av posisjon og opposisjon.

Klagenemd

Klagenemnda behandler alle klager over enkeltvedtak der statlig organ ikke er klageinstans.

Hovedutvalgene

Kommuneloven §5-7: «Kommunestyret kan selv opprette utvalg for kommunale formål og for deler av den kommunale virksomheten»….. «Kommunestyret fastsetter selv hva slags saker utvalget skal behandle. Utvalg kan få tildelt vedtaksmyndighet hvis ikke annet følger av lov.»

Leder av hovedutvalget, valgt av kommunestyret jf §5-7, er møteleder i sitt utvalg.

Kommunedirektøren eller kommunedirektørens representant deltar.

Administrasjonen skal være representert med aktuell fagkompetanse i hovedutvalgenes møter. Administrasjonen sørger for sekretær til hvert utvalg.

Hovedutvalgene innstiller i saker til formannskapet eller kommunestyret. Innenfor rammene av vedtatt økonomi- og handlingsplan har hovedutvalgene delegert beslutningsmyndighet i høringssaker og enkeltsaker som berører eget fagområde.

Det føres protokoll fra hvert utvalgsmøte.

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosial

Hovedutvalget er kommunens faste utvalg for saker iht.:

• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Sosialtjenesteloven
• Introduksjonsloven
• Smittevernloven
• Alkoholloven
• Behandler enkeltvedtak etter Alkoholloven, vedtatt av administrasjonen på delegert myndighet (DS-saker)
• Klagesaker i delegerte enkeltvedtak etter Alkoholloven

Listen over aktuelle lover er ikke uttømmende.

Saker relatert til andre lover og problemstillinger som angår helse- og sosialområdet.

Hovedutvalg for kultur, oppvekst og familie

Hovedutvalget er kommunens faste utvalg for områder iht.:

• Grunnskoleloven
• Barnehageloven
• Voksenopplæringsloven
• Barnevernsloven
• Trossamfunnsloven
• Kulturloven
• Bibliotekloven
• Behandler fordeling av avsatte midler til lag og foreninger
• Behandler fordeling av midler til kulturformål
• Behandler steds- og veinavn

Listen over aktuelle lover er ikke uttømmende.

Saker relatert til andre lover og problemstillinger som angår barn og unge, herunder kultur og skolehelsetjeneste.

Hovedutvalg for kllima, miljø og kommunalteknikk

Hovedutvalget er kommunens faste utvalg for områder iht:

• Naturmangfoldsloven
• Vegloven
• Vegtrafikkloven
• Forurensingsloven
• Lov om kommunale vann- og kloakkavgifter
• Friluftsloven
• Viltloven
• Jordloven
• Konsesjonsloven
• Skogbruksloven
• Vannressursloven

• Behandler enkeltvedtak etter Forurensingsloven, Jordloven og Viltloven vedtatt av administrasjonen på delegert myndighet (DS-saker)
• Klagesaker i delegerte enkeltvedtak etter Forurensingsloven, Jordloven og Viltloven

Listen over aktuelle lover er ikke uttømmende.

Saker relatert til andre lover og problemstillinger som angår klima, miljø og kommunalteknikk – herunder kommunal eiendomsforvaltning, idrett, samt brann og feiervesen.

Hovedutvalg for bygg, regulering og næring

Hovedutvalget er kommunens faste utvalg for områder iht:

• Plan- og bygningsloven
• Eierseksjonsloven
• Matrikkelloven

• Behandle enkeltvedtak etter Plan- og bygningsloven, vedtatt av administrasjon på delegert myndighet (DS-saker)
• Klagesaker i delegerte enkeltvedtak etter plan- og bygningsloven

Listen over aktuelle lover er ikke uttømmende.

Saker relatert til andre lover og problemstillinger som angår næring, næringsutvikling, reiseliv m.v.

Havnestyret

Havnestyret er kommunens faste utvalg for områder iht:

• Havne- og farvannsloven

Saker relatert til andre lover og problemstillinger som angår havn og havneutvikling.

Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget er kommunens faste utvalg for områder iht:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Ferieloven
• Likestilling

• Overordnede føringer for kommunens tilsettings-, lønns-, og personalpolitikk
• Andre saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og ansatte, og som ikke er delegert kommunedirektøren.

13. OPPGAVER FOR RÅDENE

Horten kommune er organisert med 4 faste råd, som får seg forelagt saker til politisk behandling, og avgir råd til de folkevalgte organene som skal behandle saken videre og fatte vedtak.

Rådet for personer med funksjonsnedsettelse

Arbeidsoppgaver for rådet

• Rådet drøfter saker som er viktige for personer med funksjonsnedsettelse.
• Rådet skal ha anledning til drøftinger mellom rådsmedlemmene, og mellom rådsmedlemmene og representanter for offentlige instanser og institusjoner om viktige spørsmål for personer med funksjonsnedsettelse.
• Rådet orienteres i møtene, så langt det er praktisk mulig, om alle saker som berører personer med funksjonsnedsettelses interesser og som planlegges eller er under arbeid i kommunen.
• Referat fra rådsmøtene følger saksdokumentene til saken er avgjort.
• Rådet kan drive informasjonsarbeid overfor kommunen, fylkeskommunens, statlige etater, organisasjoner, allmennheten osv.
• Rådet bør ta initiativ til bedre samarbeid og samordning mellom kommuner, fylkeskommuner, statlige etater i saker som har interesse for allmennheten.
• Rådet behandler ikke klientsaker.

Sekretariat og økonomi

• Rådet knyttes administrativ til kommunen og har egen sekretær.
• Formannskapet kan vedta å dekke utgifter til rådene fra ”Formannskapets disposisjonskonto” etter søknad.
• Møtegodtgjørelse er regulert i vedtatt reglement.

Møter

• Rådet holder møte i forkant av hvert kommunestyremøte i henholdt til vedtatt møteplan, når møteleder finner det påkrevet eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
• Innkalling og gjennomføring av møtene skjer jfr. Vedtatt møteplan og reglement. Saksdokumenter sendes elektronisk til alle medlemmer. Varamedlemmer og andre med møterett orienterer seg via sakslisten på hjemmesiden til Horten kommune.
• Det føres protokoll fra møtene. Møteprotokollene publiseres på kommunens hjemmesider.
• Rådet utarbeider egen årsmelding som vedtas av kommunestyret.

Rådets vedtatte råd

Rådets vedtak følger den videre saksbehandlingen i hovedutvalg, formannskap og kommunestyre.

Eldrerådet

Arbeidsoppgaver for rådet

• Rådet drøfter saker som er viktige for eldre
• Rådet skal ha anledning til drøftinger mellom rådsmedlemmene, og mellom rådsmedlemmene og representanter for offentlige instanser og institusjoner om viktige spørsmål for eldre.
• Rådet orienteres i møtene, så langt det er praktisk mulig, om alle saker som berører eldres interesser og som planlegges eller er under arbeid i kommunen.
• Referat fra rådsmøtene følger saksdokumentene til saken er avgjort.
• Rådet kan drive informasjonsarbeid overfor kommunen, fylkeskommunens, statlige etater, organisasjoner, allmennheten osv.
• Rådet bør ta initiativ til bedre samarbeid og samordning mellom kommuner, fylkeskommuner, statlige etater i saker som har interesse for allmennheten.
• Rådet behandler ikke klientsaker.

Sekretariat og økonomi

• Rådet knyttes administrativ til kommunen og har egen sekretær.
• Formannskapet kan vedta å dekke utgifter til rådene fra ”Formannskapets disposisjonskonto” etter søknad.
• Møtegodtgjørelse er regulert i vedtatt reglement.

Møter

• Rådet holder møte i forkant av hvert kommunestyremøte i henholdt til vedtatt møteplan, når møteleder finner det påkrevet eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
• Innkalling og gjennomføring av møtene skjer jfr. Vedtatt møteplan og reglement. Saksdokumenter sendes elektronisk til alle medlemmer. Varamedlemmer og andre med møterett orienterer seg via sakslisten på hjemmesiden til Horten kommune.
• Det føres protokoll fra møtene. Møteprotokollene publiseres på kommunens hjemmesider.
• Rådet utarbeider egen årsmelding som vedtas av kommunestyret.

Rådets vedtatte råd

Rådets vedtak følger den videre saksbehandlingen i hovedutvalg, formannskap og kommunestyre.

Ungdomsråd

Arbeidsoppgaver for rådet

• Rådet drøfter saker som er viktige for ungdom
• Rådet skal ha anledning til drøftinger mellom rådsmedlemmene, og mellom rådsmedlemmene og representanter for offentlige instanser og institusjoner om viktige spørsmål for ungdom.
• Rådet orienteres i møtene, så langt det er praktisk mulig, om alle saker som berører ungdom og ungdommers interesser og som planlegges eller er under arbeid i kommunen.
• Referat fra rådsmøtene følger saksdokumentene til saken er avgjort.
• Rådet kan drive informasjonsarbeid overfor kommunen, fylkeskommunens, statlige etater, organisasjoner, allmennheten osv.
• Rådet bør ta initiativ til bedre samarbeid og samordning mellom kommuner, fylkeskommuner, statlige etater i saker som har interesse for allmennheten.
• Rådet behandler ikke klientsaker/enkeltsaker.

Sekretariat og økonomi

• Rådet knyttes administrativ til kommunen og kommunedirektørens representant fungerer som leder og sekretær.
• Formannskapet kan vedta å dekke utgifter til rådene fra ”Formannskapets disposisjonskonto” etter søknad
• Møtegodtgjørelse er regulert i vedtatt reglement.

Møter

• Rådet holder møte i forkant av hvert kommunestyremøte i henholdt til vedtatt møteplan, når møteleder finner det påkrevet eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
• Innkalling og gjennomføring av møtene skjer jfr. Vedtatt møteplan og reglement. Saksdokumenter sendes elektronisk til alle medlemmer. Varamedlemmer og andre med møterett orienterer seg via sakslisten på hjemmesiden til Horten kommune.
• Rådet utarbeider egen årsmelding som vedtas av kommunestyret.

Rådets vedtatte råd

Rådets vedtak følger den videre saksbehandlingen i hovedutvalg, formannskap og kommunestyre.

Barneråd (ikke lovpålagt)

Arbeidsoppgaver for rådet:

• Rådet drøfter saker som er viktige for barn
• Rådet skal ha anledning til drøftinger mellom rådsmedlemmene, og mellom rådsmedlemmene og representanter for offentlige instanser og institusjoner om viktige spørsmål for barn.
• Rådet orienteres i møtene, så langt det er praktisk mulig, om alle saker som berører barn og barns interesser og som planlegges eller er under arbeid i kommunen.
• Referat fra rådsmøtene følger saksdokumentene til saken er avgjort.
• Rådet kan drive informasjonsarbeid overfor kommunen, fylkeskommunens, statlige etater, organisasjoner, allmennheten osv.
• Rådet bør ta initiativ til bedre samarbeid og samordning mellom kommuner, fylkeskommuner, statlige etater i saker som har interesse for allmennheten.
• Rådet behandler ikke klientsaker/enkeltsaker.

Sekretariat og økonomi

1. Rådet knyttes administrativ til kommunen og kommunedirektørens representant fungerer som leder og sekretær.
2. Formannskapet vedtar å dekke utgiftene til rådene fra ”Formannskapets disposisjonskonto”

Møter

Rådet holder møte i forkant av hvert kommunestyremøte (så sant det er mulig i ft. skoleplaner) i henholdt til vedtatt møteplan eller når møteleder finner det påkrevet. Innkalling og gjennomføring av møtene organiseres av sekretær/kommunedirektørens representant.Det føres protokoll fra møtene. Møteprotokollene publiseres på kommunens hjemmesider

Rådets vedtatte råd

Rådets vedtak følger den videre saksbehandlingen i hovedutvalg, formannskap og kommunestyre.

Tilbake til innholdsfortegnelse

KAP. 4: SAKSBEHANDLING I FOLKEVALGTE ORGANER

Kommuneloven kapittel 11 fastsetter lovkravene for saksbehandlingen.

14. INNKALLING TIL MØTENE

Møteplan, med antall møter og tidspunkter vedtas i forkant av kommunestyrets behandling av budsjettet hvert år.

Kommunestyret og formannskapet avholder møte når ordføreren finner det påkrevet, når minst 1/3 av medlemmene krever det, eller på tidspunkt som kommunestyret selv har vedtatt (møteplan). Hovedstyre/utvalg avholder møte ihht. vedtatt møteplan, når ordfører eller leder av hovedstyre/utvalg bestemmer det eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.

Administrasjonen innkaller til møtene.

Innkallingen skal inneholde tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles, med saksfremlegg. Innkallingen sendes medlemmer, møtende varamedlemmer og evt. andre etter behov og kunngjøres.

Innkallingen skal så vidt mulig være mottatt hos medlemmene senest 10 dager før møtedagen, når ikke loven påbyr lengre frist.

Sakslister med saksfremlegg og offentlige dokumenter gjøres tilgjengelig på kommunens hjemmesider.

15. FORFALL - VARAMEDLEMMER

Dersom et medlem ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal dette snarest meldes til politisk sekretariat, med beskjed om forfallsgrunn. Det samme gjelder dersom et medlem mener seg inhabil ved behandling av en sak. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Må noen forlate møtet under forhandlingene, skal det straks meldes fra til møtelederen. Varamedlemmer som er tilstede, tar da sete. Varamedlem tar del i møtet inntil den som har meldt forfall, eller et foranstående varamedlem innfinner seg.

16. ÅPNE - LUKKEDE MØTER

Møter i folkevalgte organer er åpne for publikum, dersom ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller dersom hensyn til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier noe annet. Debatt om lukking av møtet foregår i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte.

Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører, plikter de tilstedeværende å bevare taushet om forhandlingene, gitt at dette er nedfelt i lovverket.

17. GJENNOMFØRING AV MØTENE

Til den tid møtet er berammet roper møteleder i møtet opp medlemmer og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Medlemmer som møter opp etter opprop eller etter at møtet er begynt, melder seg til møtelederen før de tar sete. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ingen av møtets medlemmer forlate møtet for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen.

Er minst halvparten av medlemmene til stede i et organ, er organet vedtaksført.

Sakene som er nevnt i innkallingen, behandles i den rekkefølge de er nevnt der. Spørsmål og interpellasjoner besvares som hovedregel etter de øvrige sakene. Det kan vedtas annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning eller det er gjort vedtak om å utsette forhandlingene om den.

Sak som ikke er nevnt i innkallingen, kan ikke tas opp til realitetsbehandling dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den behandles.

Møteleder eller kommunedirektøren kan ikke selv trekke en sak fra sakskartet.

Kveldsmøter bør ikke vare lenger enn 4 timer. I de tilfeller det er behov for å bruke lengre tid, avklares det av møteleder i møtet.

18. MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE

Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen. Møtelederen gjør oppmerksom på evt. nye dokumenter som er kommet inn etter at saken ble sendt ut. Møtelederen har anledning til å redegjøre for saken så langt han/hun finner det påkrevd.

Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem.

19. NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTE

Taleren skal henvende seg til møtelederen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort.

Det må ikke sies noe krenkende. Det er ikke lov til å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet.

20. MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglement eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen i kommunestyret ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg utenfor den utredning som er nevnt i §17, skal møtelederen overlate ledelsen av forhandlingene til varaordføreren.

21. AVGRENSING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET

Taletiden er normalt 3 minutter pr. innlegg. Før ordskiftet i en sak er begynt, og under ordskiftet, kan møtelederen bestemme at taletiden skal endres til et bestemt antall minutter for hvert innlegg og for enkelte roller i forsamlingen, hvis ikke forsamlingen bestemmer noe annet.

Møtelederen kan avgrense ordskiftet ved å sette strek for debatten.

Etter dette gis det ikke anledning til flere innlegg, dersom møteleder ikke eksplisitt åpner for dette.

Møteleder kan gi anledning til replikker. Replikker skal utelukkende brukes til å oppklare misforståelser. Det gis ikke adgang til replikk på replikk eller svar-replikk.

22. FORSLAG

Forslag kan ikke settes fram av andre enn medlemmer og av kommunedirektøren, med mindre særlig lovbestemmelse eller annen bestemmelse gir også andre rett til å sette fram forslag (f. eks. leder av kontrollutvalg).

Forslag til vedtak skal fremmes skriftlig, og muntlig i møtet. Møtelederen refererer forslaget.

23. FORSLAGET TAS OPP TIL AVSTEMMING

Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte, eller settes fram noe nytt forslag. I dette tidsrommet er det heller ikke anledning til å ta opp noen annen sak til behandling.

Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og de plikter å stemme, dog slik at de ved valg og ansettelser kan avgi blank stemme. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmeavgivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet.

24. PRØVEAVSTEMMING

Før endelig avstemming i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemminger som ikke er bindende.

Er forslaget det skal stemmes over delt i flere punkter, bør det gjennomføres prøveavsteming over hvert enkelt punkt, og deretter – til slutt – over hele forslaget.

25. STEMMEMÅTEN

Avstemming iverksettes på en av disse måtene:

1. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.
2. Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å avgi stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det eller et medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, avgir stemmetegn.

26. INHABILITET

Den som etter kommunelovens §11-10 er inhabil i en sak eller som etter §11-11 blir fritatt, deltar ikke i behandlingen av vedkommende sak. For inhabilitet for øvrig gjelder reglene i forvaltningslovens kap. II.

27. SPØRSMÅL OG INTERPELLASJONER

Spørsmål

Møtets medlemmer og innkalte varamedlemmer kan rette spørsmål til møteleder, utover de saker som er ført opp på sakslisten til møtet. Spørsmålene bør gjelde saker som naturlig hører inn under møtets virkeområde. Spørsmålene skal være korte, og fortrinnsvis være sendt på epost til politisk.sekretariat@horten.kommune.no i forkant av møtet. Ved skriftlige spørsmål gir møteleder skriftlige svar som sendes ut i møtet, eller snarest mulig etter møtet. (Jfr kommuneloven §11-2)

Møteleder kan la kommunedirektøren utarbeide svar på spørsmålet med mindre møtelederen velger å gjøre dette selv.

Spørsmålsstilleren refererer selv spørsmålet fra talerstolen. Debatt er ikke tillatt.

Er ikke spørreren til stede, kan et annet medlem ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt.

Interpellasjoner

I tillegg til sakene som er ført opp i innkallingen til møtet, kan medlemmer og innkalte varamedlemmer stille forespørsler (interpellasjoner) til møteleder. En interpellasjon er et spørsmål som er sendt inn til møteleder og politisk sekretariat senest 4 virkedager før møtet, - møtedagen ikke medregnet. Interpellasjoner besvares av møteleder. Møteleder kan velge å la en annen besvare interpellasjonen.

Dersom interpellasjonen etter sitt innhold eller av andre spesielle grunner ikke kan besvares i første møte etter innlevering, skal den besvares i neste møte.

Ved behandlingen av interpellasjoner, kan interpellanten, møteleder eller den som besvarer spørsmålet få ordet to ganger (opplesning/besvaring av interpellasjonen ikke medregnet). For øvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. Taletiden ved behandlingen av interpellasjoner er avgrenset til 5 minutter for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers er taletiden inntil 3 minutter. Behandlingen av en interpellasjon må ikke vare mer enn maksimum 30 minutter.

Forslag som fremsettes i forbindelse med en interpellasjon, kan ikke avgjøres i møtet hvis møteleder eller en tredjedel av de møtende motsetter seg dette (jfr kommuneloven §11-3).

28. ORDEN I SALEN

Møtelederen skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtesalen. Møtelederen skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise bort tilhørere.

Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen samtykker. Det samme gjelder utlegging av dokumenter og annet på representantplassene.

29. PROTOKOLLERING AV FORHANDLINGENE - MØTETS SLUTT

Folkevalgt organ fører protokoll for møtene sine. Møteleder peker ut minst 2 medlemmer til å midlertidig godkjenne møteprotokollen pr. epost. Deretter utarbeides en møtebok. Formell godkjenning av møteprotokoll skjer i påfølgende møte.

Møtested og –tid, innkalling (dato og møteform) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer føres inn i møteprotokoll og møtebok. Trer noen fra eller noen til under forhandlingene, protokolleres dette slik at en av møteprotokoll og -bok, sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.

For øvrig protokolleres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte og det som ellers måtte bli bestemt i møtet. Sakene protokolleres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak protokolleres de forslag som blir satt fram. Stemmenes politiske tilhørighet protokolleres med unntak av kommunestyret.

Møtelederen avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. I tilfelle protest blir reist mot møtelederens bestemmelse, avgjøres protokolltilførselen av flertallet i møtet.

Når det gjelder forslag som «oversendes administrasjonen», følger saken og protokolltilførsler, er disse ikke å betrakte som vedtak. Det følger dermed ingen forpliktelse med hensyn til oppfølging fra møteleder og/eller kommunedirektør.

Møteprotokoll gjøres offentlig tilgjengelig.

30. INNBYGGERFORSLAG

Innbyggerne i kommunen eller fylkeskommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens eller fylkeskommunenes virksomhet. Kommunestyret eller fylkestinget plikter selv å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak det. For Horten kommune betyr dette minst 300 signaturer.

Når det gjelder evt ny behandling av avgjort sak, som følge av et innbyggerforslag, reguleres dette i kommunelovens §12-1.

31. MINDRETALLSANKE

I saker hvor formannskap, havnestyre, administrasjonsutvalg eller hovedutvalg er delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 2 av de møtende medlemmer, møteleder eller kommunedirektøren innen møtets slutt forlange saken fremlagt for kommunestyret.

Dersom det er tvil om hvilket organ som skal behandle anken, treffer ordføreren avgjørelse m.h.t. organ.

Krav om anke skal protokollføres.

32. ÅPEN SPØRRETIME

Kommunestyret åpner med «Åpen spørretime»

Alle personer som er bosatt i kommunen kan stille spørsmål til ordføreren om kommunale forhold.

Umiddelbart før kommunestyrets møter settes, gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig ”spørretime” i møtesalen.

1. Alle personer som er bosatt i kommunen kan stille spørsmål til ordføreren, kommunestyret eller det enkelte medlem av kommunestyret. Rettes spørsmålet til kommunestyret, avgjør ordføreren hvem som skal besvare spørsmålet. For å sikre at svareren kan gi et tilfredsstillende svar bør spørsmålene som hovedregel være forelagt ordføreren senest 3 arbeidsdager før møtet. Spørsmålene skal være muntlig framsatt av spørsmålsstilleren.
2. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere.
3. Spørsmålene skal være korte, og det må normalt ta kun 3 minutter å stille dem og inntil 3 minutter å besvare dem. Utover dette gjelder samme prosedyre som ved interpellasjoner, dvs. spørrer har anledning til å kommentere svaret. Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten avvises.
4. Spørsmål som etter ordførerens oppfatning bør stilles til kommunedirektøren, avvises. Spørsmål som ikke kan besvares forsvarlig umiddelbart, utsettes til neste møte.
5. Oppstår det tvil om forståelsen av disse retningslinjer, avgjør ordføreren spørsmålet.

33. KONTROLLUTVALG

Kontrollutvalgets leder har talerett i kommunestyret i alle saker der kontrollutvalget innstiller direkte ovenfor kommunestyret. For øvrig kan forespørsel om adgangen til kommunestyrets talerstol rettes til kommunestyret via ordfører i forkant av møtet.

Tilbake til innholdsfortegnelse

KAP. 5: FOLKEVALGT / ADMINISTRASJON

Bestemmelsene gjelder generelt for alle folkevalgte organer.

Eventuelle særregler for det enkelte organ er nevnt spesielt.

34. ETISKE GRUNNPRINSIPPER OG RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE ORGANER

Det er et mål å skape et godt samarbeidsklima mellom de enkelte valgte medlemmer og mellom det politiske og administrative nivå.

Et slikt klima skapes gjennom gjensidig respekt og toleranse i forhold til hverandres egenart, funksjoner, roller etc. Selv om man, som politiker, tilsatt, tillitsvalgt m.v., kan ha ulike mål for arbeidet og ulike tilnærmingsmåter til en sak, forutsettes det at hver enkelt handler ut fra en overbevisning om hva som er best for saken og hva som vil gi den beste og riktigste løsningen uten derved å bryte tillit og skade andres omdømme.

Det er viktig at man både i tiltale og omtale viser hverandre respekt. Dette gjelder enten man arbeider sammen for eksempel i hovedutvalg eller om man taler fra talerstol.

Det er viktig at de folkevalgte har forståelse for de folkevalgte organers funksjon som arbeidsgivere. Negativ omtale av kommunale avdelinger eller ansatte skjer eventuelt i lukket møte. Saklig påpeking av konkrete forhold som direkte angår en sak, kan skje i åpent møte. Det er i tilfelle kommunedirektørens ansvar som er gjenstand for omtale.

Møtelederen kan bruke disse etiske retningslinjer som grunnlag for eventuelle tiltak med hjemmel i reglementets §§ 18 og 19.

Etiske retningslinjer for folkevalgte i Horten kommune

Det vises for øvrig til ”Etiske retningslinjer for Horten kommune”.

35. KONTAKT FOLKEVALGTE - ADMINISTRASJON

Kontakt mellom folkevalgte og administrasjonen skal være basert på gjensidig respekt og toleranse for hverandres funksjoner og ansvar.

Dersom Kommunedirektøren ikke møter personlig i et folkevalgt organ, er det Kommunedirektørens ansvar å bemyndige en annen ansatt til å møte.

Alle anmodninger om oppmøte fra administrasjonen skal gjøres gjennom det folkevalgte organets leder, til kommunedirektøren eller den kommunedirektøren bemyndiger.

Den særskilt bemyndigede har møte- og talerett, jfr Kommunelovens §13-1.

Kommunale tjenestemenn forutsettes, etter forhåndsbeskjed om møtedag og møtetidspunkt, å være tilgjengelige i forbindelse med møter i folkevalgt organ.

Etter at administrasjonen har fremlagt sin saksutredning, kan utvalgets leder rette sine forespørsler til administrasjonens representant i møtet. Administrasjonens svar skal være basert på faktainformasjon.

36. ADMINISTRASJONENS OPPTREDEN I FOLKEVALGT ORGAN

Møteleder i samråd med kommunedirektøren bestemmer administrasjonens deltakelse i det enkelte møtet.

Kommunedirektøren eller den han/hun bemyndiger, har møte- og talerett i folkevalgt organ, jf. kommunelovens §13-1. Møteleder kan i samråd med Kommunedirektør bestemme at andre fra administrasjonen som møter, får uttale seg. Kommunedirektøren og andre kommunale tjenestemenn har plikt til å møte i henhold til reglement og/eller etter innkalling.

Administrasjonens oppgave er å redegjøre for saken dersom møteleder ber om det, og deretter å besvare spørsmål. Videre skal administrasjonen bidra til å avklare åpenbare misforståelser eller feil som framkommer under behandlingen av den enkelte sak, herunder forslag som strider mot lov, forskrift eller lignende. Administrasjonen skal ikke delta i debatt eller meningsutveksling med mindre dette er påkrevet.

Dersom møteleder ikke bestemmer annet, skal administrasjonen være til stede under sakens redegjørelse og den politiske behandling/diskusjon. Kommunedirektørens særskilte møte- og talerett etter kommuneloven kan ikke formelt begrenses av disse bestemmelsene.

37. SAKSUTREDNING OG SAKFREMSTILLING

Saksutredning og saksframstilling er Kommunedirektørens ansvar, jf. kommunelovens §13.1.

Administrasjonen skal i sin saksframstilling tilstrebe en enhetlig og konsis form. Saksframstillingen skal skille mellom:

• Kommunedirektørens forslag til vedtak
• Bakgrunn (hvorfor kommer saken opp til politisk behandling)
• Faktiske forhold (hva har skjedd i saken)
• Lover og forskrifter
• Vurderinger
• Økonomiske konsekvenser
• Miljø- og folkehelsekonsekvenser
• Konklusjoner/anbefaling

Ingen sak bør være lenger enn 1-2 A4-sider. Unntak kan gjøres i store og omfattende saker.

Dokumenter som er av vesentlig betydning for saken, legges ved saksfremstillingen.

I alle saker hvor det er mulig bør Kommunedirektøren legge fram minst 2 alternative konklusjoner i prioritert rekkefølge for å synliggjøre mulige utfall og konsekvenser av en sak. Kommunedirektøren skal legge frem ett forslag til vedtak.

Kommunedirektøren legger fram forslag til vedtak i alle saker bortsett fra ved valg og saker som ensidig berører de folkevalgtes område, dersom det ikke bestemmes for den enkelte sak at slikt forslag skal fremlegges.

Saksframstillingen skal følge reglene for fullført saksbehandling (A-Å).

38. PRAKTISK PROSEDYRE FOR DIGITAL SAKSGANG

• Alle politiske saker håndteres kun elektronisk i Horten kommune
• Alle politiske saker publiseres i ACOS møteportal, og behandles der
• Alle møtedeltakere møter med nødvendige hjelpemidler (nettbrett/PC)
• Alle offentlige saker offentliggjøres, og kan leses på horten.kommune.no

39. OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK

Alle politiske vedtak skal følges opp av administrasjonen.

Når vedtak er fattet, fører møtesekretæren vedtaket inn i den relevante saken og gir saksbehandler en påminning om at vedtaket skal iverksettes.

Leder sørger for at vedtaket innarbeides i enhetens virksomhetsplan for gjennomføring og oppfølging.

Oppfølging av politiske vedtak gjøres gjennom halvårlige rapporteringer til politiske utvalg.

40. OPPLÆRING AV FOLKEVALGTE

Det er meget viktig med god og grundig opplæring ved hver kommunestyreperiodes begynnelse.

Opplæringen skal omfatte den politiske og administrative organiseringen, kommunal saksbehandling, planmodellens oppbygging og det aktuelle lovverk.

Opplæring tilbys alle folkevalgte og rådsmedlemmer etter hvert kommunevalg.

Hovedutvalgsledere bør ha særskilt opplæring om sin rolle.

Tilbake til innholdsfortegnelse