Vedtatt av fylkestinget 07.12.20 (sak T-80/20)
InnhaldI Kontrollutvalet1. Organisasjon2. Møte og saksbehandling i kontrollutvalet3. Kontrollutvalets oppgåverII Kontrollutvalet sitt sekretariat 4. Sekretariatsordning5. Kontrolldirektørens oppgåverIII Om revisjonsordninga6. Revisjonsordning
I KONTROLLUTVALET
FormålKontrollutvalet skal være eit uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet og kompetanse.
Kontrollutvalet skal på vegne av fylkestinget stå føre den løypande kontrollen med den fylkeskommunaleforvaltninga samt sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning.
Kontrollutvalet skal medverke til at innbyggarane, brukarane og andre interessentar i dei fylkeskommunaletenestene, har tillit til Møre og Romsdal fylkeskommune, og at tenesteproduksjon, myndeutøving og interne forvaltningsfunksjonar blir utført målretta og etter lov, forskrift og i samsvar med fylkestingets føresetnaderog vedtak.
1 Organisasjon
1.1 Organisatorisk plasseringKontrollutvalet er direkte underordna fylkestinget og rapporterer til fylkestinget om resultatet av arbeidet sitt, jf. kap. 3.
Berre fylkestinget sjølv kan pålegge kontrollutvalet andre oppgåver.
1.2 Val, samansetjingKontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Leiaren og minst 2 medlemskal veljast blant fylkestinget sine medlemmer.
Leiaren og minst to av medlemmene bør veljast frå dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje står bak valet av fylkesordføraren.
Kontrollutvalet skal veljast på det konstituerande møtet i fylkestinget som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar
Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidetsom folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet
2 Møte og saksbehandling i kontrollutvalet
2.1 MøteMøte blir avvikla i samsvar med fastsett møteplan, og elles når leiaren finn det påkravd, eller når minst 2 av medlemene krev det.
Kontrollutvalets møte skal haldast for opne dører. Kontrollutvalet tar avgjerd om lukking av møte etter kommunelova § 11-5.
Møte kan i særlege tilfelle avviklast som video-/telefon-/fjernmøte når det er påkravd å få avgjort ei sak før neste møte, og det anten ikkje er tid til å kalle saman til ekstraordinært møte, eller saka ikkje er så viktig at dette blir sett på som nødvendig. Ved telefonmøte/ fjernmøte skal omsynet til ope møte ivaretakast.
2.2 Møte- og talerett i kontrollutvaletFylkesordføraren har møte- og talerett i kontrollutvalet.
Oppdragsansvarlege revisorar har møte- og talerett i kontrollutvalet i saker som vedkjem revisjonens arbeidsområde. Oppdragsansvarlege revisorar kan møte med stedfortredar.
2.3 Møte- og forklaringsplikt i kontrollutvaletFylkeskommunedirektøren eller den fylkeskommunedirektøren peikar ut, kan innkallast til møta for å svare på spørsmål om faktiske forhold i ei sak eller klargjere eit saksforhold.
Fylkeskommunedirektøren eller den han peikar ut, har møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet i saker fylkeskommunedirektøren blir innkalla til.Kontrollutvalet avgjer kva informasjon utvalet i slike tilfelle har behov for.
Fylkesordføraren kan innkallast til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål ev. klargjere eit saksforhold, særleg knytt til saksbehandlinga i folkevalte organ. Fylkesordføraren kan sende ein annan i sin stad, som i tilfelle svarer på vegne av fylkesordføraren.
Kontrolldirektøren i samråd med leiaren tar avgjerd om slik innkalling etter 1. og 2. avsnitt ovanfor.
2.4 Anna oppmøteAndre kan oppmodast om å møte i kontrollutvalet for å gi kontrollutvalet opplysningar i spesielle saker, eller for å gi kontrollutvalet ei orientering om eit saksforhold.
2.5 Innkalling, saklisteInnkalling til ordinære møte i kontrollutvalet blir utsendt med minst 7 dagars varsel og skal ha opplysning om møtestad og tid og kva saker som skal behandlast.Innkalling til ekstraordinære møte og telefonmøte o.l. kan skje med kortare, men likevel høveleg varsel.
Møtesekretariatet i samråd med kontrolldirektøren, sørger for innkalling/utsending av saksdokument og at varamedlemer blir innkalla ved meldte forfall.
Sakslista med tilhøyrande saksdokument blir i tillegg til dei som er nemnt forskrift om kontrollutval og revisjon, sendt fylkeskommunedirektøren samt avdelings- og etatsleiarane. Fylkeskommunedirektøren og øvrege leiararfår likevel ikkje tilsendt sakene som det er gjort unntak for etter offentleglova.
2.6 SaksførebuingKontrolldirektøren sørger for saksutgreiing og gjev tilråding til vedtak.
2.7 MøtebokMøtesekretariatet sørger for føring av møtebok og at dette skjer i samsvar med reglement for føring av møtebøkerfastsett av fylkestinget.
Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet i same møtet.
2.8 HøyringarKontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor sitt ansvarsområde. Med høyring er meint eit møte i utvalet derutvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla, for å få belyst ei spesiell sak eller saksområde.Høyringa blir avvikla etter eigne reglar, som er vedlegg til dette reglementet.
2.9 GenereltKontrollutvalet kan fastsetje nærare reglar for si saksbehandling som presisering av desse retningslinjene.
Om inhabilitet for medlemer av kontrollutvalet gjeld og kommunelova § 11-10, jfr. forvaltningslova kap, II.
3 Kontrollutvalets oppgåver
3.1 FullmaktKontrollutvalet tar avgjerd i saker som gjeld kontrollutvalets ansvarsområde og oppgåver etter kommunelova kap.23 og 24, samt forskrift om kontrollutval og revisjon, så langt desse reglane ikkje legg avgjerdsmynde til fylkestinget sjølv. I sistnemnde tilfelle gir kontrollutvalet tilråding til fylkestinget.
Kontrollutvalet kan ikkje vurdere om politiske vedtak er formålstenlege. Kontrollutvalet kan likevel gi merknad til vedtak som openbert er ulovlege.
Kontrollutvalet, leiaren eller medlem utpeikt av kontrollutvalet har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ i fylkeskommunen. Kontrolldirektøren har fullmakt til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen i same utstrekning som kontrollutvalet sjølv.
Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, skal ha høve til å ta del i gruppemøte og ved møte i fylkestinget ved behandling av saker fremja av kontrollutvalet til fylkestinget, og får godtgjersle etter reglane i gjeldande godtgjerslereglement
Kontrollutvalet kan gi kontrolldirektøren mynde til å ta avgjerd i andre saker som ikkje er av prinsipiell betydning.
3.2 Særlege oppgåver
3.2.1 Økonomiplan, årsbudsjett, rekneskapFylkestinget skal sørge for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde til ei kvar tid.
Kontrolldirektøren lager forslag til kontrollutvalet om økonomiplan/årsbudsjett for kontrollfunksjonen, herunder for kjøp av revisjonstenester.
Kontrollutvalet gir tilråding om økonomiplan/ årsbudsjett for kontrollfunksjonen, herunder for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalets tilråding blir å innarbeide i fylkesutvalets samla framlegg til økonomiplan/årsbudsjett og skal følgje budsjettsaka til fylkestinget.
Endringar i budsjettet mellom tenesteområda innan rammeområdet Sentrale kontrollorgan, kan berre gjerast av kontrollutvalet.Kontrollutvalet gjev tilråding om rekneskap og resultatevaluering for rammeområdet Sentrale kontrollorgan.Det skal ved evalueringa takast omsyn til ekstra kostnader som kontrollutvalet har hatt t.d. som følgje av ekstraordinære (ikkje planlagde) møte og aktivitetar. Tilrådinga skal følgje fylkesutvalets samla framlegg til årsrekneskap og resultatevaluering for fylkeskommunen.
3.2.2 VerksemdplanInnan utgangen av første året av valperioden skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for verksemda i utvalet i perioden. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang etter tilhøva, men planen skal angi dei overordna føringane for kontrollarbeidet i valperioden, og følgjast opp med årlege handlingsplanar. I verksemdplanen kan inngå plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll.
Verksemdplanen skal vedtakast av fylkestinget, medan handlingsplanar samt rullering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll blir fastsett av kontrollutvalet sjølv.
3.2.3 ÅrsmeldingKontrollutvalet skal leggje fram årsmelding om verksemda i utvalet og kontrollutvalssekretariatet og fremje denne til fylkestinget til behandling som eiga sak.
3.2.4 Organisasjonsplan, personalsakerKontrollutvalet fastset organisasjonsplan for kontrollutvalet sitt sekretariat.
Fastsetting av løn for kontrolldirektøren skal gjerast av lønsforhandlingsutvalet i fylkesutvalet. Rutinane for lønsforhandlingar for det øvrige personalet skal følgje fylkeskommunen sitt opplegg for dette.
Kontrollutvalet har mynde til å ta avgjerd i øvrige personalsaker vedkomande kontrollutval-sekretariatets personale og i same omfang som elles er delegert til fylkeskommunedirektøren for fylkeskommunale stillingar.
Kontrollutvalet kan delegere mynde i personalsaker til kontrolldirektøren vedkomande personalet ved sekretariatet for kontrollutvalet.
3.3 Bruk av sakkunnig hjelpKontrollutvalet kan gjere seg nytte av sakkunnig hjelp utover bistand frå sekretariatet og revisjonen når utvalet finn dette nødvendig.
3.4 TeiepliktMedlemer og varamedlemer i kontrollutvalet skal underteikne erklæring om teieplikt.
3.5 Andre oppgåverI tillegg til lovpålagde revisjons-, kontroll- og tilsynsoppgåver kan kontrollutvalet iverksette undersøkingar og granskingar av fylkeskommunal verksemd på eige initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget.
Kontrollutvalet fastset mandat og omfang, og gjer val om eventuell utførar.Kontrollutvalet skal ikkje vere formelt varslingspunkt for varsel frå tilsette etter arbeidsmiljølova § 2-4 om kritikkverdige tilhøve i fylkeskommunen. Kontrollutvalet skal likevel orienterast om slike varsel.
Kontrollutvalet kan av eiga vurdering undersøke varselet og ev. avgjere å behandle varselet som tilsyns- og kontrollsak. Kontrollutvalets saksbehandling erstattar ikkje fylkeskommunens oppfølging av slike varsel etter arbeidsmiljølova.
Kontrollutvalet kan motta tips frå tilsette og andre av eitkvart slag, men avgjer sjølv korleis slike tips skal følgjast opp, eller avvisast. Tips som gjeld klage på enkeltvedtak og om politiske vedtak er formålstenlege skal ikkje realitetsbehandlast, men kontrollutvalet kan likevel velje om ein vil undersøke sakstilhøvet.Kontrollutvalet skal halde seg orientert om resultatet av statlege tilsyn, fråsegner frå Sivilombodsmannen, om vedtak i statlege klageorgan i klager, om avgjerder i KOFA og ESA, samt om domstolsavgjerder, som gjeld fylkeskommunen eller der fylkeskommunen er innklaga. Kontrollutvalet kan etter eige skjøn avgjere ompåpeikte tilhøve skal følgjast opp, ev. be om å bli orientert om korleis påpeikte tilhøve blir retta opp.Kontrollutvalet avgjer om fylkestinget skal orienterast om oppfølginga og i tilfelle på kva måte det skal skje.
3.6 Samarbeid med andreKontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med politi og påtalemakta i saker som vedkjem kontrollutvalets arbeidsoppgåver knytt til etterforsking av tilhøve i fylkeskommunen som kan bli råka av straffelova.
Kontrollutvalet kan samarbeide med statlege tilsynsorgan, m.a. Fylkesmannen, for å samordne tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunal verksemd.
Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med andre kommunars og fylkeskommunars kontrollutval, og inngå avtalar om slikt samarbeid, for å samordne kontrollaktivitetar m.m., og innhente opplysningar m.v. knytt til oppgåvene til kontrollutvalet, samt samarbeid om opplæring og utviklingstiltak
3.7 Informasjon og rapporteringSom ledd i det førebyggande arbeidet skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon om arbeide sitt, både innetter i fylkeskommunen og utetter til allmenta.Kontrollutvalet skal legge vekt på å vere løysingsorientert og medverke til dialog og læring i organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv dialog med fylkestinget, og skal fremje aktuelle saker og rapportar til behandling og ta initiativ til å få sett fokus på aktuelle tema.
II KONTROLLUTVALET SITT SEKRETARIAT
4 Sekretariatsordning
4.1 Om sekretariatet. Dagleg leiing.Kontrollutvalet skal ha eit sekretariat som er tilpassa utvalet sitt behov, og ha kompetanse til å bistå kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Fylkestinget fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet.
Dagleg leiar av sekretariatet skal ha nemninga kontrolldirektør
4.2 Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet sitt sekretariat er underlagt kontrollutvalet og skal følgje dei retningslinjer og pålegg for drifta av sekretariatet som utvalet gir.Kontrollutvalet gjer vedtak og ev. tilråding i andre saker som vedkjem sekretariatet.
4.3 TilsettingFylkestinget foretar tilsetting i stillinga som kontrolldirektør etter tilråding frå kontrollutvalet.Kontrollutvalet foretar tilsetting i øvrige stillingar ved sekretariatet, ev. godkjenner ordningar som kan bistå sekretariatet i det løypande arbeidet.
Kontrollutvalet godkjenner avtale om engasjement av mellombels sekretær/kjøp av sekretærtenester når tilhøva gjer dette naudsynt, eller for å sikre framdrifta i utvalsarbeidet ved tilfeldige fråvær for kontrollsjefen.
5 Kontrolldirektørens oppgåver
5.1 Leiing, saksbehandling og oppfølging av saker til kontrollutvaletKontrolldirektøren har ansvar for leiinga av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet og at sekretariatet sine oppgåver blir utført i samsvar med dette reglementet og pålegg frå kontrollutvalet. Kontrolldirektøren skal sørge for saksutgreiing og gir forslag til vedtak.
Kontrolldirektøren skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalets ansvar og oppgåver etter lov og forskrift samt dette reglementet blir ivareteke og forsvarleg løyste.
Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til kontrolldirektøren i den grad lov/forskrift ikkje er til hinder for dette. Dette er allereie sagt.Kontrolldirektøren skal sjå til at vedtak i kontrollutvalet ev. etter behandling i fylkestinget blir fulgt opp.
Kontrolldirektøren tar avgjerd i spørsmål av prosedyremessig karakter der ikkje anna er fastsett i lov, forskrift eller fylkeskommunale reglement. Kontrolldirektøren har fullmakt til å ta avgjerd ev. i samråd med leiaren i enkeltsaker som er kurante, og elles når det hastar med å ta avgjerd, med melding til kontrollutvalet i nestemøte. Kontrolldirektøren kan bestille ekstraordinære kontrollhandlingar når det hastar å få sett i gang kontrollen, i samråd med leiaren i kontrollutvalet.
Kontrolldirektøren skal vere kontrollutvalets utoverretta operative apparat og kontaktledd, herunder overfor administrasjonen og revisjonen.
5.2 TilvisingsmyndeKontrolldirektøren har tilvisingsrett for utgifter og inntekter utanom lønsbilag som vedkjem kontrollutvalet og sekretariatet si drift, samt for kjøp av revisjonstenester. Lønsbilag blir tilviste av administrasjonssjefen.
5.3 Avgrensing mot revisjonsoppgåverKontrolldirektøren kan ikkje utføre revisjonsoppgåver etter forskrift om revisjon, men skal følgje opp at desse blir utført med rimeleg framdrift og innan fastsette fristar av revisjonen, ev. av innleigde revisorar.
5.4 Tilhøvet til revisorKontrolldirektøren er oppdragsansvarlege revisorars kontaktperson overfor kontrollutvalet i alle saker og skal formidle pålegg og oppgåver som etter vedtak i kontrollutvalet skal løysast av revisjonen. Kontrolldirektøren er elles kontaktperson for leiinga og styret i revisjonsselskapet overfor kontrollutvalet i spørsmål m.m. somvedkjem oppdraget.
Kontrolldirektøren skal på vegne av kontrollutvalet stå føre det løypande tilsynet med revisjonsordninga og revisjonsarbeidet etter forskrift om kontrollutval og dette reglementet (jf. kap. 6), og rapportere til kontrollutvalet om dette.
III OM REVISJONSORDNINGA
6 Revisjonsordning
6.1 Val av revisjonsordning og revisorFylkestinget har valt Møre og Romsdal Revisjon SA som fylkeskommunens revisor etter tilråding frå kontrollutvalet, som i varetek fylkeskommunens behov for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og ev. selskapskontroll etter særskilt bestilling frå kontrollutvalet
6.2 Tilsyn med revisjonsordningaKontrollutvalet skal sjå til at revisjonsordninga er forsvarleg og at fylkeskommunen gjennom dette har ei forsvarleg og velfungerande revisjonsordning som løyser pålagte og tildelte oppgåver på ein tilfredsstillande måte og med god kvalitet.
Kontrollutvalet skal særleg sjå til at:- oppdragsansvarlege revisorar oppfyller formelle krav,- oppdragsansvarlege revisorar er uavhengige og objektive,- revisjonsarbeidet blir utført planmessig og i samsvar med regelverket og god kommunal revisjonsskikk samt inngått oppdragsavtale,- revisjonen har interne kvalitetskontrollsystem for arbeidet og er underlagt ordning for ekstern kvalitetskontroll,- revisjonen har rutinar som sikrar forsvarleg handtering av mislege tilhøve og feil som blir oppdaga i revisjonsarbeidet.
Kontrollutvalet kan be om å få opplysningar, dokumentasjon eller erklæringar frå oppdragsansvarlege revisorar om desse tilhøva.
Kontrollutvalet kan ta initiativ til å få retta på tilhøve ein ikkje er nøgd med overfor leiinga i Møre og Romsdal Revisjon SA, med styret i selskapet eller fylkeskommunens eigarrepresentant.
6.3 OppdragsavtaleKontrollutvalet forhandlar om og godkjenner den årlege oppdragsavtalen med Møre og Romsdal Revisjon SA om levering av revisjonstenester til fylkeskommunen, dvs. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, og ev. etter bestilling selskapskontroll. Kontrollutvalet kan bestille ytterlegare tenester frå revisjonsselskapet som ligginnafor kontrollutvalets mandat, ev. sjølv sette slike oppgåver ut i marknaden når tilhøva elles tilseier det.
Oppdragsavtalen skal m.a. regulere tilhøve som:- oppfylling av formelle krav til oppdragsansvarlege revisorar- kontrollutvalets innsynsrett i revisors arbeidspapir- rapportering til og kommunikasjon med kontrollutvalet, herunder møterett og –plikt for oppdragsansvarlegerevisorar- presentasjon av planar og strategiar for revisjonsarbeidet- fastsetting av fristar for avslutning/levering av avtalte revisjonsoppdrag- klargjere fylkeskommunens ansvar og plikter i høve til revisjonsarbeidet- levering av eventuelle tilleggstenester- presisering av forventningar og krav til tenesteleveransen- budsjett/betaling for revisjonsoppdraga, og oppgjersmåte for utført arbeid- tilhøvet til media og kven som uttalar seg
Kontrollutvalet kan tilpasse revisjonsoppdraga til lovmessige krav og fylkestingets revisjons-, kontroll- og tilsynsbehov, behov for oppfølging av vedtak, kompetansenivået i fylkeskommunen samt fylkeskommunens eiga organisering, økonomiforvaltning/ rekneskapsordning og internkontroll.
Fylkeskommunedirektøren skal giast høve til å uttale seg til oppdragsavtalen før godkjenning. Fylkesordføraren signerer oppdragsavtalen på vegne av fylkeskommunen.
6.4 Evaluering av revisjonsordningaKontrollutvalet skal evaluere om revisjonsordninga er forsvarleg, jf. pkt. 6.1.
Kontrollutvalet tar avgjerd om opplegget for dette.Kontrollutvalet skal ha seg førelagt revisjonsselskapet sin årlege openheitsrapport.
Kontrollutvalet skal orienterast om resultatet av eksterne kvalitetskontrollar som revisjonsordninga deltar i, o.a. undersøkingar som skjer i regi av revisororganisasjonar retta mot medlemene.
Kontrollutvalet skal ha melding ved engasjement av eksterne leverandørar til å utføre delar av revisjonsoppdraget.
Ved revisjonsordning i eigenregi skal fylkeskommunens eigarrepresentant normalt konferere med kontrollutvalet før møte i eigarmøte.
7 ENDRING, IKRAFTSETTINGReglementet blir gjort gjeldande frå 01.01.2021.
Vedlegg, presisering av reglementet for kontrollutvalet pkt. 2.8 om høyringar:
Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet
1. FormålFormålet med desse reglane er å sikre kontrollutvalet sitt informasjonsbehov, ei god framdrift i høyringa og trygge den enkelte deltakars rettstryggleik.
2. Opne høyringar, og når høyringar kan lukkast. Avgjerd om høyring blir teke med alminneleg fleirtal i kontrollutvalet, likevel slik at minst tre medlemer må røyste for høyringa.
Høyringa skal vere open, men kontrollutvalet kan med alminneleg fleirtal avgjere at heile eller delar av høyringa skal/kan vere lukka i medhald av kommunelova § 11-5. Det kan t.d. skje som følgje av at den som skal høyrast berre ønskjer å uttale seg i lukka møte og det er heimel for å lukke høyringa.
Kontrollutvalet kan berre få teiepliktige opplysningar i lukka høyring. Under ei open høyring kan ikkje kontrollutvalets medlemer gjengi eller vise til opplysningar som er teiepliktige.
3. Førebuing av høyringaFør høyringa skal kontrollutvalet ha eit saksførebuande møte og fastsette opplegget for høyringa. På dette møtet skal utvalet gjennomgå kva for problemstillingar som utvalet ønskjer belyst og kva ein forventar å oppnå. Det skal vidare fastsettast ei framdriftsplan for høyringa, som m.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalla eller invitert, rekkefølgje og hovudspørsmål/tema.
Kontrollutvalet tek avgjerd om kven som skal inviterast til høyringa utanfrå og kven som skal ha talerett.
Dersom det er ønske om å innkalle nokon frå fylkeskommunens administrasjon i høyringa skal innkallinga rettast til fylkeskommunedirektøren som tek avgjerd om kven som skal møte. Er responsen negativ kan kontrollutvalet bringe saka inn for fylkesutvalet.
4. Den inviterte og den innkalla si stillingInvitasjon/innkalling til høyringa skal sendast i så god tid som mogleg. Det skal opplysast om kva sak eller saksområde som er tema for høyringa, at den er open og at det ev. blir tatt referat. Overfor tilsette i fylkeskommunen som er innkalla, skal det visast til kommunelova jf. forskrift om kontrollutval og revisjon om kontrollutvalets rett til innhenting av opplysningar.
Fylkeskommunedirektøren har møte- og forklaringsplikt når fylkeskommunedirektøren blir innkalla til høyringa. Det same gjeld tilsette som fylkeskommunedirektøren peikar ut for å møte og forklare seg på sine vegne.
For andre enn fylkeskommunedirektøren eller som møter på vegne av fylkeskommunedirektøren skal det informerast om høvet til å reservere seg mot å møte og å forklare seg, om å krevje å bli høyrt i lukka møte av omsyn til personvernet, og av omsyn til ikkje sette seg sjølv i ein situasjon som kan få negative tenestlege konsekvensar. Kopi av dette reglementet skal følgje innkallinga.Den inviterte eller den innkalla skal ha tilgang til kontrollutvalets saksdokument dersom desse ikkje er underlagt teieplikt.
Den inviterte eller innkalla har høve til å ha med seg ein person til å hjelpe seg, og rett til å konferere med vedkomande før det blir svara.
5. Gjennomføring av høyringaDersom andre enn leiaren skal vere hovudutspørjar, peikar kontrollutvalet ut den eller dei som skal ha denne funksjonen, anten eit anna medlem eller ein person som kontrollutvalet kan engasjere. Avgjerd om dette blir teke med alminneleg fleirtal i det saksførebuande møtet.
Møteleiaren innleiar høyringa ved å orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld.
Før kontrollutvalet startar utspørjinga av ein innkalla/invitert skal vedkomande få høve til å gi ei framstilling av saka.
Etter at hovudutspørjar er ferdig med sine spørsmål kan øvrige kontrollutvalsmedlemer stille oppfølgingsspørsmål.
Meiningsutveksling mellom kontrollutvalets medlemer skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemene skal heller ikkje kommentere svara, utan at det følgjer som ein naturleg del i eit oppfølgingsspørsmål. Møteleiaren skal påtale upassande eller fornærmeleg åtferd.
Eit medlem kan krevje at høyringa blir avbroten for at kontrollutvalet skal kunne drøfte vidare framdrift, herunder om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører.
Det skal ikkje røystast eller treffast konklusjonar under høyringa. Kontrollutvalet avgjer i møte korleis opplysningane som framkom under høyringa skal følgjast opp.
Det skal førast protokoll som for møte frå høyringa, som omhandlar kven som var til stades frå kontrollutvalet og innkalla/inviterte og kven som uttalte seg/svarte på spørsmål. Kontrollutvalet avgjer ut over dette om det skal førast referat frå høyringa eller om det skal gjerast lydopptak.
Kontrollutvalet avgjer på kva måte høyringa skal følgjast opp. Dersom kontrollutvalet får utarbeidd ein rapport om resultatet av høyringa, skal fylkeskommunedirektøren få høve til å gi fråsegn til rapporten, som skal vedleggas rapporten. Kontrollutvalet kan vedta å fremje rapporten til fylkestinget.
6. KunngjeringOpne høyringar skal kunngjerast som for møte.