A-00 GENERELT
Dette reglementet gjeld for alle forhold som ikkje er regulert i lov/forskrift. Ved motstrid, gjeld det som står i lov/forskrift.
A-01 Opplæring og informasjon
Ordføraren har ansvaret for at det ved starten av kvar valperiode blir utarbeidd ein plan med samla opplegg for opplæring av dei folkevalde. Planen skal omfatte både grunnleggjande kurs for medlemmene og vidare opplæring innan aktuelle emne. Opplæringa skal så langt det er råd gjennomførast første året i valperioden.
Ordføraren og rådmann har i tillegg til opplæringa, også ansvar for tilstrekkeleg informasjon til dei politiske organa.
A-02 MØTEINNKALLING. DOKUMENTUTLEGGING
Det skal arbeidast ut samla møteplan for folkevalde organ, og ordinære møte skal haldast i samsvar med denne. Planen skal leggjast fram for kommunestyret til vedtak. Dei ordinære møta skal som regel haldast på dagtid innanfor tidsrommet kl 0800-1700. Nærare møtetid blir vedteke av organet sjølv.
Leiaren har ansvaret for møteinnkalling og sakliste. Innkallinga til ordinære møte skal innehalde møtetid, møtestad, saksliste og saksutgreiing. Møteinnkalling skal sendast medlemmer og dei første aktuelle varamedlemmene. Digital kunngjering i eigen nettportal for politikarane er jamgodt med møteinnkalling.
Kommunestyret sine møte blir kunngjort i avisa ”Valdres”. I tillegg skal møteplan og saklister for kommunestyre og formannskap kunngjerast over kommunen sine internettsider.
Møteinnkallinga skal gjerast kjent minst 6 dagar før møtet skal haldast.
Saker og dokument som det knyter seg teieplikt til, blir tilgjengeleggjort for faste medlemmer på sikker nettportal, og blir som hovudregel delt ut til ev. varamedlemmene i møtet, og skal samlast inn att etter vedtak for makulering. Sakene skal vera tilgjengelege i sekretariatet 6 dagar før møtet.
A-03 SAKSFØREBUING OG INNSTILLINGSRETT
Rådmannen har ansvaret for saksbehandlinga frå administrasjonen og skal sjå til at saker som vert lagd fram for folkevalde organ er forsvarleg utgreidd. Rådmannen har innstillingsrett når han legg fram saker til behandling i folkevalde organ. Når rådmannen er inhabil, tek ordførar over ansvaret etter dette ledd, med mindre anna blir særleg bestemt.
Valnemnda handsamar og tilrår overfor kommunestyret i valsakene ved starten av kvar valperiode og ved større endringar i valperioden.
Formannskapet har innstillingsrett til kommunestyret i samsvar med til ei kvar tid gjeldande delegeringsreglement, og har innstillingsplikt i økonomisaker, jf. kommunelova § 5-6.
Kontrollutvalssekretariatet har innstillingsrett overfor kontrollutvalet.
Kontrollutvalet behandlar og har innstillingsrett i dei saker som utvalet legg fram for kommunestyret.
A-04 FORFALL - VARAMEDLEMMER
Dersom ikkje medlemmen, eller ein innkalla varamedlem i eit organ kan møte grunna lovleg forfall, skal vedkomande straks melde frå til administrasjonen. Grunnen til forfall skal nemnast utan å bli oppmoda. Administrasjonen skal straks kalle inn varamedlem.
Representanten skal også seie frå på førehand dersom vedkomande meiner seg inhabil i ei sak, slik at varamedlem kan kallast inn for denne saka.
Representantar kan søkje ordførar om permisjon frå deltaking i politiske møte seinast 1 veker før møtet. Ordførar tek stilling til permisjonssøknad og gjev melding til søkjar og administrasjonen om vedtaket.
A-05 DELTAKING PÅ MØTE
Rådmannen (personleg eller ved ein av sine underordna) har møte- og talerett i alle kommunale folkevalde organ, med unntak av kontrollutvalet. Andre kommunale tenestemenn kan etter rådmannen si vurdering ta del i møte for å kunne kome med opplysningar og utgreiingar.
Rådmannen kan peike ut og ta med sekretærhjelp.
Ordførar har møte- og talerett i alle kommunale organ, men har berre stemmerett dersom han/ho er vald som medlem. Ordførar kan la seg representere av annan medlem av kommunestyret i organ der han/ho sjølv ikkje er medlem.
Kontrollutvalssekretariatet har møte- og talerett i kontrollutvalet.
Revisor har møte- og talerett i kontrollutvalet, og har møteplikt i kommunestyret når kommunestyret skal behandle saker som er knytt til revisor sitt oppdrag, jf. kommunelova § 24-3.
I medhald av særskilt føresegn i lov, kan andre ta del i møte med dei plikter og rettar dei har i samsvar med vedkomande lov.
A-06 TEIEPLIKT VED MØTE FOR STENGDE DØRER
Når det etter kommunelova § 11-5 er vedteke at ei sak skal drøftast for stengde dører, har dei som sit i organet og dei kommunale tenestemennene som er til stades, plikt til å teie om drøftingane og om dei vedtak som blir gjort. Denne plikta varer til det er gjort vedtak om noko anna, eller til at grunnen til vedtak om stengde dører fell bort. Er det andre til stades under ei slik sak, må desse ha underteikna ei teieplikterklæring før slike saker blir handsama. Normalreglement nemnt under A-02 gjeld tilsvarande, også når det gjeld teieplikt om framlagde saksutgreiingar som er underlagt teieplikt, jf. offentleglova.
A-07 OPNING AV MØTE
Dersom det lovlege minste tal medlemmer er til stades, erklærer møtestyraren møtet for sett. Møtestyraren spør om det er merknader til innkalling og saksliste. Dersom det er tilleggssaker, opplyser møtestyraren om dette, og spør om organet har merknader.
Frå møtet er sett og til møtet er slutt, kan ingen av medlemmene gå frå salen for kortare eller lengre tid utan på førehand å melde frå til møtestyraren.
A-08 REKKEFØLGJA FOR BEHANDLING AV SAKER. SAKER SOM IKKJE ER NEMNT I INNKALLINGA.
Organet behandlar dei sakene som er nemnt i innkallinga, og i den rekkefølgje dei har der. Organet kan vedta anna rekkefølgje, og ta opp andre saker til behandling i samsvar med kommunelova § 11-3.
Er ei sak tatt opp til behandling, kan ikkje møtet hevast før saka er endeleg avgjort ved avstemming, eller før organet har fatta vedtak om utsetting.
A-09 INHABILITET
Medlemmene skal sjølve seia frå dersom dei meiner seg inhabile i ei sak. Den som etter kommunelova § 11-10 er inhabil i ei sak, forlet møtebordet. Det same gjeld for den som etter kommunelova § 11-11 blir fritatt frå behandlinga av ei sak.
I saker som er underlagt teieplikt, forlet vedkomande møtelokalet.
A-10 INNLEGG I ORDSKIFTET
Når møtestyraren har referert framlegg i saka, og det elles er gjort greie for saka så langt det er naudsynt, får medlemmene ordet i den rekkefølgje dei ber om det. Dei skal rette sine ord til møtestyraren, ikkje til forsamlinga eller til enkeltrepresentantar. Møtestyrar skal passe på at talaren held seg til saka. Det må ikkje seiast noko som kan krenke forsamlinga, ein enkelt representant eller andre.
Møtestyrar kan stoppe talarane når dei bryt reglementet, for å rette klare mistydingar eller når innlegget berre inneheld oppattaking av det som tidlegare er sagt.
A-11 TALETID OG ORDSKIFTESLUTT
Med alminneleg fleirtal, kan taletida for kvart innlegg i ei sak avgrensast.
Når organet meiner at ei sak er drøfta lenge nok, kan organet gjera vedtak om at ordskiftet er slutt. Møtestyraren har særleg ansvar for å føreslå slutt på ordskiftet.
A-12 FORSLAG
Forslag skal leverast skriftleg eller digitalt til møtestyraren. Eit utsettingsforslag kan likevel gjevast munnleg.
A-13 NÅR SAKA BLIR TATT OPP TIL VOTERING
Når ordskiftet er slutt, seier møtestyraren frå om at saka er tatt opp til votering. Frå dette tidspunkt og fram til avstemming er gjort, må det ikkje vera meir ordskifte om saka eller leverast nye forslag.
Møtestyrar kjem med forslag om rekkefølgje i avstemmingane dersom det er fleire forslag. Dersom det blir usemje om dette forslaget, skal rekkefølgja avgjerast ved alminneleg fleirtal.
Når representantane ved teikn har hatt høve til å røyste mot eit forslag, skal det røystast kontra når møtestyrar eller ein av representantane krev det.
A-14 PRØVERØYSTING
Før det blir gjort endeleg røysting i ei sak, kan det haldast prøverøysting som ikkje er bindande.
A-15 MØTEBOK
Den rådmannen peikar ut, fører møteboka. Sekretariatet peikar ut kven som skal føre møteboka i kontrollutvalet.
I møteboka skal det for kvart møte førast inn møtestad og møtetid, namna til dei som ikkje møter, og namna til dei som møter som varamedlemmer. Kjem nokon til - eller går nokon frå møtet mens det pågår - skal dette førast inn slik at boka alltid syner kven som har vore med i kvar sak.
Innstillingar, forslag og vedtak skal førast inn i boka. Representantane kan få tilførsel i møteboka dersom dei krev det.
Møteleiar samt 2 medlemmer godkjenner og skriv under møteboka.
Møtebok frå kommunestyret og formannskapet skal gjerast kjent over kommunen sine internettsider snarast råd (unntak for saker med teieplikt etter offentlegheitslova).
A-16 FJERNMØTE
Folkevalde organ kan halde sine møte som fjernmøte, jf. kommunelova § 11-7.